Mag een vertrouwenspersoon gewoon een collega zijn?

Intern, extern of een combinatie?  

Bij het aanstellen van een vertrouwenspersoon kom je voor de keuze te staan: Kies je voor een interne vertrouwenspersoon, een externe vertrouwenspersoon of juist een combinatie van beide? Hier zijn geen vaste regels voor en dus kan iedere organisatie hierin een eigen afweging maken. Wat het beste past, verschilt per organisatie. Waar kun je op letten?

De interne vertrouwenspersoon

De interne vertrouwenspersoon is een medewerker in dienst van de organisatie met de rol of functie van vertrouwenspersoon, vaak in combinatie met andere werkzaamheden. Een belangrijk voordeel is dat hij of zij de organisatie, de cultuur en de informele structuur goed kent en daardoor goed kan meedenken. Daarnaast is de interne vertrouwenspersoon voor veel medewerkers een bekend gezicht, waardoor de drempel om te melden lager kan zijn.

Dit kan uiteraard ook andersom werken. Soms hebben medewerkers geen klik met die collega. Of, lastiger nog, ze hebben niet het vertrouwen dat een interne vertrouwenspersoon volledig onafhankelijk is en alles geheim zal houden. Ook kan het voorkomen dat de interne vertrouwenspersoon een dagelijkse werkrelatie heeft met een melder of beklaagde, waardoor het soms lastig is om tegelijkertijd vertrouwenspersoon te zijn en samen te werken met een melder of beklaagde. Verder is het niet ondenkbaar dat ook de interne vertrouwenspersoon zelf te maken heeft met druk vanuit de organisatie.

TIP: Aanstellen interne vertrouwenspersoon

Let er bij het aanstellen van een interne vertrouwenspersoon dus altijd goed op dat de vertrouwenspersoon voldoende vertrouwen geniet, stevig in zijn schoenen staat en in staat is de rug recht te houden in lastige situaties. Zorg ook dat de onafhankelijke positie niet in gevaar en voorkom er een conflict kan ontstaan tussen het werk als vertrouwenspersoon en de gebruikelijke werkzaamheden, de zogeheten dubbele pet.

De externe vertrouwenspersoon 

De externe vertrouwenspersoon wordt van buitenaf ingehuurd. Dit heeft als voordeel dat de externe vertrouwenspersoon geen arbeidsrelatie heeft met de organisatie en daardoor altijd onafhankelijk is. Door de afstand tot de werkvloer, voelen sommige medewerkers zich veiliger om in vertrouwen contact op te nemen. Bovendien draagt de afstand bij aan het objectief kunnen signaleren en adviseren.

TIP: Aanstellen externe vertrouwenspersoon

Let op bij het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon dat deze een specifieke opleiding heeft gevolgd. Deze draagt bij aan de deskundigheid en maakt dat de vertrouwenspersoon zich continu ontwikkelt in het vak. Vaak heeft de externe vertrouwenspersoon de nodige ervaring, doordat hij of zij voor meerdere organisaties werkt. Daar staat tegenover dat een externe vertrouwenspersoon de organisatie minder goed kent. De externe vertrouwenspersoon is minder bekend bij de medewerkers, voor sommige medewerkers is dat een nadeel.

Een combinatie 

Het beste van twee werelden: een combinatie van de interne en de externe vertrouwenspersoon. De medewerkers kunnen op deze manier altijd kiezen bij wie zij zich het meest op het gemak voelen. De externe vertrouwenspersoon kan dienen als klankbord voor de interne vertrouwenspersoon bij ingewikkelde casuïstiek. De kennis die de interne vertrouwenspersoon heeft van de organisatie, wordt gecombineerd met de frisse blik van buitenaf. Zo maakt de organisatie gebruik van alle voordelen en worden de nadelen beperkt. Belangrijke voorwaarde hierbij is dat de ego’s van beiden geen rol spelen en het gezamenlijke doel voorop blijft staan.

Keuze maken

Iedere organisatie kan dus een eigen afweging maken, afhankelijk van de eigen wensen en grootte van de organisatie. Het zinvol om medewerkers te betrekken, zodat zij straks de stap naar de vertrouwenspersoon durven zetten als ze dat nodig vinden.

Let op: is er in uw organisatie een ondernemingsraad aanwezig? Voor de aanstelling van de vertrouwenspersoon is instemming van de OR nodig.

Terug naar artikelen